how write effective emails qa
직장에 도착했을 때 (또는 가끔 일어나 자마자) 가장 먼저하는 일은 무엇입니까? – 이메일 확인, 맞죠? 때때로 우리는받은 편지함의 각 이메일을 바로 읽을 때까지 우리의 하루가 어떻게 될지 알지 못합니다.
많은 이전 기사에서 선의 중요성을 강조했습니다. 의사 소통 능력 의도 한 청중에게 메시지를 효과적으로 전달하는 것입니다. 테스터를위한 소프트 스킬 .
이 기사에서는 서면 커뮤니케이션의 특정 섹션 인 이메일에 초점을 맞출 것입니다.
이메일 커뮤니케이션을보다 원활하고 효과적으로 만들기위한 몇 가지 팁과 요령을 공유하고 있습니다. 이는 QA 팀뿐만 아니라 모든 팀에 적용됩니다.
이 이메일을 받았다고 가정 해보십시오.
이메일 # 1
에: 테스트 팀
제목: QA 업데이트
몸:
팀,
스테이징 환경에 코드를 배포하는 데 예기치 않은 지연이 발생했습니다. 어떤 이유로 코드가 혼동되어 이러한 문제가 언제 해결 될지 알 수 없습니다. 활동을 연기해야하는데 언제까지 몰라요 그러니 참여하세요 우리 스스로 다른 테스트 활동에서.
변경 요청 CR0100H68은 이달 말에 생산에 들어갈 예정입니다. 공유 지점에서 문서를 검토하고 견적을 제공하십시오.
감사,
X, QA 팀.
이메일이 효과적이라고 생각하십니까? 다음과 비교하십시오.
이메일 # 2
에: 테스트 팀
제목: 스테이징 환경 코드 배포 지연-무기한 및 CR0100H68-분석 필요
몸:
안녕하세요 팀,
오늘 저는 팀을위한 두 가지 업데이트가 있습니다.
# 1) 스테이징 환경 배포 문제 :
- 예기치 않은 이유로 인해 스테이징 환경 코드 배포가 지연되며 아직 ETA가 없습니다. 추가 업데이트가있을 때까지 스테이징 활동을 연기해야합니다.
- 문제가 해결 될 때까지 품질 감사를위한 템플릿을 생성하십시오.
# 2) 변경 요청 CR0100H68에 대한 새로운 업데이트 및 작업 :
- 이달 말까지 게시 될 예정입니다.
- 문서를 살펴보고 내일 EOD로 다음 세부 사항을 알려주십시오.
– 얼마나 많은 테스트 시나리오가 필요합니까?
– 기존 문서를 얼마나 변경해야합니까?
– 새 문서를 작성하는 데 얼마나 많은 시간이 소요됩니까?
– 테스트 데이터 요구 사항?
– 테스트 실행 시간?
감사,
X, QA 팀.
내가 이메일 # 1의 수신자라면 다음과 같은 일이 발생합니다.
- 제목 줄은 이메일 내용의 중요성을 전달하지 않기 때문에 바로 열지 못할 수도 있습니다.
- 내가 그것을 열었더라도 – 그것을 직시하자, 그것은 단지 하나의 큰 단어 덩어리 일뿐입니다. 지루합니다.
- 해야 할 일이나 제 기대가 모호해서 무엇을해야할지 모르겠습니다.
하지만 이메일 # 2를 받으면 :
- 이메일 내용을 알고 있습니다. 제목은 전달되는 내용의 어조를 정확하게 추측하는 데 도움이됩니다.
- 내용은 쉽게 파악할 수 있도록 글 머리 기호로 명확하게 정리되어 있습니다.
- 수행해야 할 모든 작업과 ETA가 명확하게 정의되어 있으므로 수행 할 작업을 알 수 있습니다.
이상적으로는 메시지를 분할하고 업데이트를 제공하는 두 가지 주제에 대해 별도의 이메일 2 개를 보냅니다.
그러나 그것은 당신의 선택입니다.
보시다시피 간단한 조치를 취하면 의사 소통의 질이 향상되었습니다.
보다 원활하고 효과적인 이메일 커뮤니케이션을위한 지침
#1) 이메일 작성을 시작하기 전에 생각을 정리하십시오.
#두) 혜택에 제목 줄 사용 – 이메일에 포함 할 어조를 설정합니다. 받는 사람에게 내부 내용을 살짝 엿볼 수 있도록합니다.
#삼) 이메일 프로그램의 '중요'플래그를 사용하여 중요한 의사 소통을 알릴 수 있습니다. 그러나 중요한 내용에 대해 신중하게 결정해야합니다. 예를 들어, 일부 오류로 인해 테스트를 계속할 수없고 모든 팀이 이에 대해 알아야하는 경우 이메일을 중요하다고 표시합니다.
# 4) 이메일의 의도를 명확하게 정의하십시오. 이메일에는 3 가지 기본적인 이유가 있습니다.
- 정보를 제공하고 있습니다 – 당신이 쓰는 것에 대해 명확하게하십시오. 명확하게 유지하고 단순하게 유지하십시오. 간결하게 유지하십시오.
- 정보를 요청하고 있습니다 – 무엇을 원하십니까, 언제 원하십니까, 어떻게 원하십니까?
예를 들어, EOD의 테스트 계획 문서 사본을 원합니다. 공통 프로젝트 폴더에 동일하게 배치하고 알려주십시오. . – 이와 같은 설명은“테스트 계획,시기 – EOD 및 방법 – 공통 폴더에 배치합니다. - 승인 – 이것들은 한 줄로되어 있으며 그다지 많지 않습니다. 일반적으로 '감사합니다'또는 '완료'.
# 5) 맞춤법 검사를 시도하십시오. 대부분의 전자 메일 응용 프로그램에는 전자 메일을 보낼 때마다이 확인을 의무적으로 수행하는 옵션이 있습니다.
이중 연결 목록 C ++ 코드
# 6) 참조 목록에 포함되면 FYI임을 의미합니다. 그래서 당신은 무슨 일이 일어나고 있는지 알면되지만 당신의 행동은 기대되지 않습니다.
# 7) 필요하지 않은 경우 '전체 회신'을 사용하지 마십시오.
# 8) 여러 수신자에게 보낸 이메일이 '모두에게 답장'되지 않도록하려면 모든 이메일 주소를 숨은 참조로 지정합니다.
# 9) 민감 해지세요. 사람이나 제품에 대해 비판적이거나 부정적인 피드백을 전달할 때, 그 사람과 직접 이야기하거나 그 사람에게만 이메일을 보내십시오.
추천 읽기 = >> 이메일 제목 줄 테스터 도구
'죄송합니다'순간을 피하기위한 몇 가지 추가 팁
#1) 이메일을 작성하고 작성한 내용에 만족하면 끝에받는 사람, 참조 또는 숨은 참조 필드에 이메일 주소를 추가합니다. 때로는 준비가되기 전에 실수로 '보내기'를 눌러 불완전하거나 잘못된 이메일을 보낸 사람이 될 수 있기 때문입니다.
#두) 실수로 반 완료 (또는 철학적 구부러진에 따라 반 불완전) 이메일을 보낸 경우, 수정할 수있는 리콜 옵션이 있습니다.
#삼) 공식 이메일 작성에 익숙하지 않은 경우 이메일을 보내기 전에 동료에게 읽어주고 의견을 구하십시오.
# 4) 의미를 알지 못하는 한 구어체 표현이나 관용구를 사용하지 마십시오. 부끄러운 일을 말하고 이메일을 보낸 후에는 거의 결정을 내릴 수 있습니다.
더 나은 이메일을 작성하는 데 도움이되기를 바랍니다. 우리와 함께 경험을 공유하십시오.
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