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SharePoint 문서 관리 시스템 자습서

sharepoint document management system tutorial

문제를 제거하기 위해 도구를 사용해보십시오

SharePoint 문서 관리 시스템, 버전 및 기능에 대한 심층 분석 :

이 기사에서는 SharePoint가 무엇인지, SharePoint 문서 관리 시스템을 만드는 방법, SharePoint 사용의 장단점 및 다양한 다운로드 유형에 대해 설명합니다.

어떤 조직에서든 방대한 양의 문서를 관리하는 것은 시간과 노동 측면에서 매우 지칠 수 있으며 여전히 오류가 발생하기 쉽습니다. 그러나 프로젝트를 원활하게 실행하려면 모든 문서를 제자리에 유지하는 것이 중요합니다.

모든 조직은 문서를 안전하게 올바른 순서로 보관할 수있는 강력한 시스템이 필요합니다. Microsoft 제품인 SharePoint에서 제공하는 가장 강력한 문서 관리 시스템 중 하나에 대해 자세히 살펴 보겠습니다.

SharePoint 문서 관리

학습 내용 :

문서 관리 시스템이란?

문서 관리 시스템은 문서의 전체 수명주기를 제어하고 추적하는 소프트웨어입니다. 문서의 수명주기에는 시작부터 비활성화까지 다양한 단계가 있습니다.

자바 이클립스의 junit 테스트 케이스 예제

문서 관리 시스템을 사용하면 문서의 수정, 개정 및 사용에 대한 모든 세부 사항을 포함하여 문서의 모든 변경 기능을 포함하여 문서의 각 버전을 통해 작성된 문서를 저장하고 추적 할 수 있습니다.

문서 수명주기는 무엇입니까?

문서 생명주기의 5 가지 기본 단계는 다음과 같습니다.

1) 기획

계획 단계는 문서에 포함되어야하는 계획이 스케치되는 단계입니다. 문서를 구조화해야하는 방식을 고려하고 문서 작성에 필요한 데이터를 수집합니다.

2) 창조

이 단계에서 문서의 초안 버전이 생성되고 번호가 지정됩니다. 예 : 버전 1.0; 작성자가 검토 할 준비가 된 문서를 만드는 동안.

3) 검토

이 단계에서는 문서의 초안 버전 또는 첫 번째 버전이 검토 자에게 전달됩니다. 검토자는 문서를주의 깊게 검토하고 필요한 변경 사항을 제안합니다.

4) 수정

편집하는 동안 작성자 또는 때로는 편집자가 필요한 변경 사항에 동의하고 변경 사항을 통합하기 위해 문서에서 작업합니다.

5) 승인

이것은 문서를 승인 할 권한이있는 주제 전문가의 승인을 위해 문서가 들어가는 마지막 단계입니다.

문서 라이프 사이클의 위 단계에는 조직 및 프로젝트 용량 조건에 따라 더 많은 단계가 포함될 수 있습니다. SharePoint와 같은 강력한 도구를 사용하여 문서의 이러한 복잡한 수명주기를 쉽게 처리 할 수 ​​있습니다.

다음 섹션에서는 SharePoint가 무엇이며 문서 관리에 어떻게 사용할 수 있는지 살펴 보겠습니다.

SharePoint 란 무엇입니까?

SharePoint 로고

SharePoint는 조직의 병렬 사용 및 다중 사용자 활동이 단순하거나 복잡한 데이터 관리 솔루션을 저장하고 관리 할 수있는 공동 작업 플랫폼입니다.

SharePoint는 2003 년 Microsoft에 의해 출시되었습니다. Microsoft는 처음부터 다양한 버전의 SharePoint 제품 및 다운로드를 개발하여 다양한 고객 요구 사항에 맞 춥니 다.

SharePoint 다운로드 유형

1) SharePoint Online

이는 기업이 SharePoint Online 서비스를 구독하고 온-프레미스에 SharePoint를 로컬로 설치하는 대신 클라우드 플랫폼을 사용하여 모든 이해 관계자와 문서 트랜잭션을 유지할 수 있도록하는 클라우드 기반 서비스입니다.

2) SharePoint 서버

비즈니스 요구 사항에 따라 SharePoint Server 버전을 사용하여 온-프레미스에 SharePoint를 설치하고 배포 할 수 있습니다.

위의 두 가지 유형의 다운로드 외에도 사용 가능한 다른 버전이 몇 가지 있습니다.

그만큼 SharePoint Foundation , SharePoint 2013에서만 사용할 수있는 이전 버전의 SharePoint입니다. 이는 여전히 널리 사용됩니다. 또한 SharePoint Designer 2013 워크 플로 지원 솔루션을 구축하는 데 사용됩니다. OneDrive Business sync라는 비즈니스 용 버전이있는 널리 알려진 OneDrive입니다.

따라서 비즈니스 요구 사항과 용량에 따라 고객은 요구 사항을 충족하기 위해 각 버전의 SharePoint를 다운로드 할 수 있습니다.

문서 관리에 SharePoint 사용의 장단점

이 섹션에서는 조직이 문서 관리를 위해 SharePoint를 선택하는 것이 얼마나 유익한 지 살펴 봅니다.

문서 관리를위한 SharePoint 사용의 장점 :

1) 높은 보안 및 무결성

Microsoft SharePoint의 보안 기능은 매우 강력하므로 사용자는 분류 된 정보 파일에 대한 무단 액세스 나 응용 프로그램의 무결성 실패에 대해 걱정할 필요가 없습니다.

2) 사용자 친화적

사용자 스토리 및 승인 기준 작성 방법

SharePoint는이 도구를 사용할 수있는 모든 수준의 이해 관계자를 염두에두고 구축되었으므로 모든 사용자가 쉽게 사용할 수 있도록 설계되었습니다.

3) 총체적인 관리

SharePoint는 중앙 관리 용 콘솔을 제공하며,이를 사용하여 관리자는이 콘솔을 사용하여 기능, 설정 및 구성을 추가 할 수 있습니다.

4) 커스터마이징

SharePoint에서 개발자에게 제공하는 사용자 지정 수준은이를 사용하여 매우 방대합니다. 이 도구는 비즈니스 요구 사항에 따라 조정하고 완전히 사용자 지정할 수 있습니다.

5) 협업

이는 비즈니스의 모든 SharePoint 사용자가 공동 작업 및 업데이트를 유지하고 문서 수명주기의 모든 단계에서 최신 상태를 유지할 수 있도록 도와주는 SharePoint의 가장 중요한 기능 중 하나입니다. 또한 최신 버전의 SharePoint는 실시간으로 정보 스트리밍을 제공합니다.

시스템이 아무리 좋더라도 항상 몇 가지 단점이 있습니다. 그러나 사용자가 단점보다 장점을 평가하기 위해 우선 순위와 사용 요구 사항을 결정하는 것이 중요합니다.

문서 관리를 위해 SharePoint 사용의 단점 :

1) 웹 기반

아시다시피 SharePoint에 액세스하려면 견고한 네트워크가 필요한 인터넷이 필요하며 견고한 네트워크 연결조차도 때때로 실패하기 쉽습니다. 이 때 SharePoint는 인터넷 의존성으로 인해 사용할 수 없게됩니다.

2) 많은 작업 패키지

SharePoint는 자동화 된 워크 플로 등과 같은 문서를 저장하는 것보다 더 많은 잠재력을 가지고 있다는 것을 알고 있습니다. 따라서 온라인 문서 저장 도구 만 필요한 소규모 비즈니스의 경우 시장에 더 적합한 도구가 있습니다.

3) 구독

SharePoint에 액세스하는 모든 신입 직원은 매달 구독료를 지불해야하므로 요구 사항이 적고 예산이 적은 조직의 경우 비용이 많이들 수 있습니다.

SharePoint에서 문서 관리 시스템을 만들기위한 전제 조건

SharePoint에서 데이터 관리의 탐색 측면을 만들고 살펴보기 전에 여기에서 적절한 요구 사항을 확인합니다.

1) 결정 문서 유형 시스템으로 이동합니다.

시스템에 들어가는 문서 유형에 따라 사용자는 주형 각 유형의 문서에 대해 사용할 수 있도록합니다.

두) 나열 종류의 정보 모든 문서에 대해 수집해야합니다.

업로드 된 문서에 대한 메타 데이터를 제자리에 두는 것이 가장 중요하므로 모든 사용자가 업로드 된 문서에 대해 필요한 모든 정보를 가질 수 있도록 메타 데이터에 입력 할 필드를 나열하고 설정해야합니다. 또한이를 바탕으로 위치 또는 경로 , 문서가 시스템에있는 위치

삼) 작업 메타 데이터 :

막대한 메모리를 차지하고 모든 것을 구성하지 않는 기존의 폴더 및 하위 폴더 설정과 달리 SharePoint에서는 메타 데이터를 사용하여보다 체계적이고 접근성을 높입니다.

따라서 메타 데이터에 따라 SharePoint 시스템을 설정하는 방법은 다음과 같습니다. 업로드 된 모든 문서는 적절하고 미리 정의 된 메타 데이터로 태그가 지정되어야합니다. 이를 통해 키워드로 검색하면 가장 적절하고 정확한 결과를 얻을 수 있습니다.

4) 내용 유형 :

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문서 관리 시스템에서 콘텐츠 유형을 구성하는 것도 중요합니다. 콘텐츠 유형은 말 그대로 콘텐츠 유형입니다. 보유한 콘텐츠 유형에 따라 문서를 분류 할 수 있습니다.

예 : HLD 인 단어 문서가 10 개, 테스트 케이스의 Excel 시트가 5 개, 테스트 계획의 단어 문서가 2 개있는 경우 콘텐츠 유형에 따라 분류 할 수 있습니다. 좀 더 SharePoint 관련 용어에서 콘텐츠 유형에는 콘텐츠가 분류 된 메타 데이터 유형이 포함됩니다.

콘텐츠 유형은 다양한 시나리오 및 요구 사항에 재사용 할 수 있습니다. SharePoint 설정에는 새 콘텐츠 형식을 만들고 나중에 사용할 수 있도록 검색 가능한 그룹에 콘텐츠 형식을 포함 할 수있는 많은 옵션이 있습니다.

5) 액세스 제어 :

위의 사항을 바탕으로 액세스 제어 사용자가 문서를 안전하게 유지하고 선택한 사용자 만 액세스 할 수 있도록 허용 할 수 있습니다.

또한, 역할 설정 문서에 대한 다양한 수준의 제어 (문서 작성, 검토, 삭제 및 승인 등)를 가진 여러 사용자를 위해 가능합니다.

6) SharePoint 2013에는 정책 문서가 기업 지침 및 법적 요구 사항을 충족하는지 확인합니다.

SharePoint에서 문서 관리 시스템 만들기

SharePoint 문서 관리 시스템

(영상 출처 )

이 섹션에서는 파일을 SharePoint 시스템에 업로드하는 방법과 파일 사용 가능성에 대해 설명합니다.

1) SharePoint의 사용하기 쉬운 인터페이스 , 단순히 '업로드'기능이나 업로드 버튼을 사용하여 파일을 업로드 할 수 있습니다. 이메일에 첨부 할 파일을 선택하는 것과 정확히 동일합니다.

두) 문서를 업로드 한 후 프로젝트에 따라 항목을 채울 수 있습니다. . 예를 들어 모듈이 많은 프로젝트 인 경우 파일이 속한 모듈을 나타내는 세부 정보로 채워지는 필드를 가질 수 있습니다.

삼) 모든 세부 정보를 입력 한 후 파일을 저장할 수 있으며 파일은 일부 파일과 함께 시스템에 업로드됩니다. 자동으로 채워지는 메타 데이터 파일을 만든 사람, 파일을 만든시기, 버전 번호 등, 모듈 세부 정보와 같은 데이터를 몇 개 채웠습니다.

4) 문서가 수정 될 때마다 버전이 기록에 나열되고 사용자는 문서의 버전 기록 – 파일을 보거나 특정 이전 버전으로 파일을 복원하기위한 것입니다.

5) 문서가 SharePoint에 업로드 된 후에는 항상 모든 파일에 대해 생성 된 링크가 있습니다. 이 링크 공유 가능 두 가지 목적-보기 또는 편집.

6) Office 365가있는 경우 다음을 수행 할 수도 있습니다. SharePoint에서 문서 검색 로컬 컴퓨터의 검색 기능과 함께.

7) 문서를 생성, 수정 및 삭제할 수 있습니다. 변화하는 비즈니스 요구 사항 또는 요구 사항에 따라 주어진 시간에 적절한 권한을 부여합니다.

SharePoint 문서 관리 시스템의 기능

지속적인 개선 및 변경이있는 프로젝트에 대한 문서 파일이 생성되면 관련 문서의 수정도 지속적인 프로세스가됩니다. 10 년 전에는 최첨단 기술을 사용 했음에도 여러 사용자가 공유 폴더 및 드라이브에 액세스 할 수 있었지만 관리자는 한 사람 만 공유 드라이브의 파일을 변경할 수있는 권한을 갖습니다. .

오늘날 SharePoint를 사용하면 모든 구독자에게 동등한 기회를 제공하고 자신의 작업이나 문서에서 다른 사람이 수행하는 작업을 타협하지 않고도 역할 요구를 충족 할 수있는 흥미로운 기능이 많이 있습니다.

SharePoint를 흥미롭게 만드는 몇 가지 기능은 다음과 같습니다.

1) 버전 관리

SharePoint를 사용하면 모든 사용자가 동일한 문서 파일을 읽거나 변경할 수 있으며 문서의 모든 버전에 고유 한 버전 번호를 부여하고 사용자 설명과 함께 현재 단계 또는이 버전의 문서에서 변경된 사항을 설명합니다.

2) 파일 잠금

파일을 수정하기 위해 파일을 사용하는 사람은 체크 아웃 기능을 사용하여 파일을 잠가 파일의 올바른 버전을 유지하는 데 충돌이없고 모든 변경 사항이 순서대로 올바르게 기록됩니다.

사용자가 파일 작업을 마치면 체크인 기능을 사용하여 파일 잠금을 해제하여 다른 사용자가 유사한 제어 권한을 가질 수 있도록합니다.

예를 들어, 사용자 A가 파일 X의 데이터를 수정해야하고 사용자 B도 동일한 파일을 수정해야하는 경우입니다. 사용자 A는 SharePoint의 파일 X에 00:01에 액세스하고 사용자 B는 00:03에 파일에 액세스 한 다음 사용자 A가 파일에 액세스하고 체크 아웃을 수행하여 사용자 B가 동시에 수정할 수 없도록 파일을 수정합니다. 시각. 완료되면 사용자 A가 체크인합니다. 사용자 A가 체크인 한 후 사용자 B는 알림을 받으므로 이제 액세스하여 체크 아웃하고 수정 한 다음 체크인이 완료되면 체크인 할 수 있습니다.

3) 메타 데이터

SharePoint는 파일이 수정 된시기, 파일을 수정 한 사람, 최신 수정이 승인되었는지 여부, 문서에 대한 링크 등과 같이 파일의 현재 상태에 대한 자세한 정보를 제공합니다. 파일에 액세스 할 수있는 비즈니스 이해 관계자는 현재 상태에 대한 완전한 통찰력을 얻습니다.

결론

SharePoint Document Management System은 클라우드 기반 플랫폼이든 서버 기반 플랫폼이든 관계없이 파일의 공동 작업 저장소로, 사용하기 쉽고 기본 제공 보안 기능이 있습니다.

더 저렴하고 사용하기 쉬운 이러한 도구가 시장에 많이 나와있을 수 있지만 Microsoft의 SharePoint에는 강력한 문서 관리 시스템을위한 뛰어난 기능이 있습니다.

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