10 best document management systems
가장 자주 사용되는 문서 관리 시스템 :
지속적인 디지털화 프로세스를 통해 사람들은 종이 기반 작업을 줄이고 언제 어디서나 중요한 문서에 액세스 할 수 있기를 기대합니다.
문서 관리 시스템은이 작업을 훨씬 쉽게 수행 할 수있는 최상의 솔루션입니다. PDF Reader는 오프라인에서 PDF 파일에 액세스하고 저장하여 언제 어디서나보고 인쇄 및 게시 할 수있는 문서 관리 시스템의 가장 좋은 예입니다.
Document Management System은 Content Management System이라고도하며 ECM (Enterprise Content Management)의 구성 요소로 널리 간주됩니다. 기록 관리, 워크 플로, 디지털 자산 관리 등과 관련됩니다.
이 자습서에서는 여러 성공적인 조직에서 종이 기반 문서를 효율적으로 관리하는 데 사용하는 가장 널리 사용되는 문서 관리 시스템에 대해 자세히 살펴 봅니다.
학습 내용 :
문서 관리 란?
문서 관리는 조직에서 전자 문서를 관리하고 추적하는 데 사용하는 방식으로 정의 할 수 있습니다.
문서 관리를 더 잘 이해하기위한 지침 :
- 덮어 쓰기 충돌을 피하기 위해 문서를 동시에 개별적으로 편집합니다.
- 오류가 발생한 경우 문서의 마지막 정확한 버전으로 롤백합니다.
- 서로 다른 두 버전을 구별하기위한 버전 제어.
- 문서 재구성.
오늘날 문서 관리는 소규모 독립 실행 형 응용 프로그램에서 표준 문서 채우기 기능을 통합하는 대규모 전사적 구성에 이르기까지 사용할 수 있습니다.
이러한 기능은 다음과 같습니다.
- 보관 장소
- 보안 및 액세스 제어
- 감사 및 인덱싱
- 분류, 검색 및 검색
- 데스크톱 애플리케이션과 통합
문서 관리 시스템
문서 관리 시스템은 문서를 전자적으로 관리하고 액세스하는 것을 말합니다.
ECM (엔터프라이즈 콘텐츠 관리 시스템)은 Microsoft Office Suite 및 CAD 등의 회계 소프트웨어를 사용하여 생성 된 디지털 문서를 관리하고 제어합니다.
전자 문서 관리 시스템은 효율적인 것으로 입증 된 아래의 구성 요소를 포함해야합니다.
- 수입: 시스템에서 새 문서를 엽니 다.
- 저장: 시스템 파일을 유지하고 스토리지를 활용합니다.
- 정체: 색인을 지정하여 정확하게 문서를 검색합니다.
- 수출: 시스템에서 항목을 제거합니다.
- 보안: 권한이있는 사용자를 위해 특정 파일에 대한 암호 보호.
=> 문의하기 여기에 목록을 제안합니다.
가장 인기있는 문서 관리 시스템
종이 기반 문서를 줄이고 조직의 문서 기반 성능을 향상시키기 위해 널리 사용되는 몇 가지 인기있는 문서 관리 시스템을 살펴 보겠습니다.
- pCloud
- HubSpot
- 알 프레스코
- LogicalDOC
- 펑 사무소
- Nuxeo
- KnowledgeTree
- 종자 DMS
- 케이스 박스
- MasterControl 문서
- M- 파일
- Worldox
- Dokmee
- 단점
무료 문서 관리 시스템 견적 받기
# 1) pCloud
주요 특징들
- pCloud 그룹 권한 또는 개별 액세스 수준을 설정할 수 있습니다.
- 공유 폴더를 통해 데이터 액세스를 제어 할 수 있습니다.
- 파일 및 폴더에 댓글을 달 수 있습니다.
- 계정 활동에 대한 자세한 로그를 유지합니다.
- 이전 버전의 파일에 액세스 할 수 있습니다.
- 파일 관리, 공유, 보안, 파일 버전 관리, 파일 백업 및 디지털 자산 관리를위한 기능이 있습니다.
# 2) HubSpot
풍모:
- HubSpot 판매 문서 관리 및 판매 추적 소프트웨어는 전체 팀을위한 판매 콘텐츠 라이브러리를 구축하는 데 유용합니다.
- Gmail 또는 Outlook받은 편지함에서 문서를 공유 할 수 있습니다.
- 잠재 고객이 귀하가 보낸 콘텐츠에 참여하게 될 때 알려줍니다.
- 판매 콘텐츠가 판매 프로세스를 발전시키는 데 어떻게 도움이되는지, 팀에서 콘텐츠를 얼마나 자주 사용하는지에 대한 통찰력을 제공합니다.
- HubSpot에는 이메일 추적, 이메일 예약, 판매 자동화, 라이브 채팅,보고 등과 같은 많은 기능을 갖춘 올인원 판매 소프트웨어가 있습니다.
# 3) 야외
주요 특징들:
- 문서 관리, 협업, 지식 및 웹 컨텐츠 관리, 기록 및 이미지 관리, 컨텐츠 저장소 및 워크 플로우를 제공하는 오픈 소스 ECM입니다.
- Windows 및 Unix와 같은 운영 체제와의 문서 호환성을 가능하게하는 CIFS (Common Interface File System)를 지원합니다.
- Alfresco는 API 지원과 함께 제공되며 콘텐츠를 저장하고 검색하는 백엔드 역할을합니다.
- 쉬운 사용자 정의 및 버전 제어는 Alfresco의 최고의 기능이지만 사용하기가 매우 복잡합니다.
공식 링크 : 알 프레스코
# 4) LogicalDOC
주요 특징들:
- LogicalDOC는 오픈 소스 Java 기반 시스템이며 모든 웹 브라우저에서 액세스 할 수 있습니다.
- 이 시스템은 자신의 네트워크에서 액세스 할 수 있으며 원하는 수의 문서를 만들고 관리 할 수 있습니다.
- 문서 관리 시스템의 생산성과 공동 작업을 개선하는 데 도움이됩니다.
- 빠른 액세스 및 컨텐츠 검색이 용이합니다.
- Hibernate, Lucene 및 Spring과 같은 Java 프레임 워크를 사용하여 매우 유연한 문서 관리 솔루션을 제공합니다.
- 타사 애플리케이션과 통합하기 위해 잘 정의 된 API 세트가 함께 제공됩니다.
공식 링크 : LogicalDOC
# 5) 펑 사무소
주요 특징들:
- Feng Office는 웹 기반 협업 플랫폼이있는 오픈 소스 DMS입니다.
- Feng Office의 좋은 기능에는 시간 추적, Gantt 차트, 작업 관리 및 지식 관리가 있습니다.
- 사용자 친화적이며 항목에 태그를 지정할 수 있습니다.
- 콘텐츠를 추적하고 동시에 여러 사용자에게 메일로 보낼 수도 있습니다.
- 유일한 단점은 업데이트 할 때마다 일부 기능을 유료로만 만든다는 것입니다.
공식 링크 : 펭 사무실
# 6) Nuxeo
주요 특징들:
- Nuxeo는 비즈니스 사이클을 통해 콘텐츠 흐름을 관리하는 오픈 소스 시스템입니다.
- 입증 된 시스템은 콘텐츠 검색 및 검색에 필요한 시간을 줄여줍니다.
- 이미지 스캐닝을 포함하여 컨텐츠를 캡처하는 다양한 방법을 제공합니다.
- 감사 로깅은 콘텐츠를 추적하는 데 사용할 수있는 좋은 기능 중 하나이며 더 쉬운 방법이기도합니다.
- 풍부한 API 세트, 강력한 플랫폼, 손쉬운 사용자 지정 및 프로젝트 유지 관리를 제공합니다.
- 그러나 초보자에게는 매우 까다 롭고 일부 인스턴스 사용자 정의도 복잡해질 수 있습니다.
공식 링크 : Nuxeo
# 7) KnowledgeTree
주요 특징들:
- 콘텐츠를 추적, 공유 및 보호 할 수있는 오픈 소스 문서 관리 시스템입니다.
- 메타 데이터, 워크 플로, 버전 관리 문서 저장소 및 WebDAV 지원과 같은 기능을 보유합니다.
- 적시에 적절한 콘텐츠를 검색 할 수 있습니다.
- 퀵 플레이 기능을 통해 사용자는 콘텐츠의 흐름을 만들고 관리 할 수 있습니다.
공식 링크 : KnowledgeTree
# 8) 종자 DMS
주요 특징들:
- Seed DMS는 사용자 친화적이며 오픈 소스 문서 관리 시스템입니다.
- 이 DMS는 특히 PHP, MySQL 및 sqlite3를 기반으로합니다.
- 문서 추적, 액세스, 저장 및 공유를 위해 완전히 개발 된 엔터프라이즈 용 플랫폼으로 제공됩니다.
- LetoDMS의 다음 버전으로 간주 될 수 있으며 완벽하게 호환됩니다.
- HTML 형식으로 사용 가능한 문서를 편집 할 수 있습니다.
- 온라인 프레젠테이션을 준비 할 수 있으며 실시간 협업이 가능합니다.
공식 링크 : 씨 DMS
# 9) 케이스 박스
주요 특징들:
- Casebox는 콘텐츠, 프로젝트 및 인적 자원 관리를 확장 할 수있는 확장 가능한 도구입니다.
- 작업 관리, 모니터링, 전체 텍스트 검색, 데이터 레거시 등을 지원하도록 설계되었습니다.
- 또한 Casebox는 우수한 버전 제어 메커니즘과 함께 제공되며 레코드 관리를 지원하는 조건부 논리를 제공합니다.
- Casebox를 사용하면 사용자 제어 기능을 사용하여 한 장소에 여러 파일을 저장하고 잠글 수 있습니다.
- Casebox는 또한 암호화 된 서버에서 SSL 암호화를 통해 보안 호스팅을 제공합니다.
- 가상 사설망 (VPN)은 통신을 안전하게 유지할 수 있습니다.
공식 링크 : 케이스 박스
# 10) MasterControl 문서
자바에서 배열을 뒤집는 방법
주요 특징들:
- MasterControl Inc.는 문서 및 콘텐츠 관리에 필요한 전체 비용과 시간을 줄여 제품을 더 빠르게 제공 할 수있는 상용 클라우드 기반입니다.
- 제품의 효율성을 높이고 회사 정보를 안전하게 관리합니다.
- 이 시스템은 문서 제어, 감사 관리, 품질 관리 및 기타 규제 프로세스와 같은 기능을 제공합니다.
- 이 외에도 규정 준수 관리, 공동 작업, 액세스 제어, 인쇄 관리, 버전 제어, 문서 전달 및 인덱싱, 공동 작업 및 전체 텍스트 검색과 같은이 도구에서 제공하는 몇 가지 다른 기능이 있습니다.
공식 링크 : 마스터 컨트롤
# 11) M- 파일
주요 특징들:
- M-Files는 체크 아웃 기능으로 정보를 안전하게 관리 할 수 있도록 도와줍니다.
- 이 기능은 크고 작은 변경이있을 때마다 문서를 추적합니다.
- 유용하고 구현하기 쉬운 시스템이자 강력한 문서 관리 시스템입니다.
- Windows 및 Mac에서도 사용할 수 있으며 Android 및 iOS 장치와도 호환됩니다.
- M 파일은 다른 응용 프로그램과 쉽게 통합 할 수 있으며 중복을 방지 할 수 있습니다.
공식 링크 : M- 파일
# 12) Worldox
주요 특징들:
- Worldox는 문서와 이메일을 관리하는 상업적이고 포괄적 인 시스템입니다.
- Worldox는 필요할 때마다 데이터를 즉시 사용할 수 있도록하는 Archiving and Retention이라는 인덱싱 기능을 제공합니다.
- SharePoint와 통합되고 Windows, Android, Mac, iOS 및 클라우드와 함께 배포 될 수 있습니다.
- Worldox의 문서 관리 기능에는 규정 준수 관리, 액세스 제어, 문서 변환 및 인덱싱, 이메일 관리, 버전 제어 및 전체 텍스트 검색이 포함됩니다.
공식 링크 : Worldox
# 13) 독미
주요 특징들:
- Dokmee는 문서의 효율성과 보안을 갖춘 클라우드 기반 상용 문서 관리 시스템입니다.
- Dokmee는 웹 구성, 사용자 친화적 인 인터페이스, 캡처 및 편집 도구는 물론 여러 데스크톱을 제공합니다.
- Dokmee는 핵심 인덱싱 및 검색 기능으로 뛰어난 자동화 기능을 지원합니다.
- 더 나은 지원을 위해 일련의 문서 이미징 및 추적 도구를 활성화합니다.
공식 링크 : Dokmee
# 14) 단점
주요 특징들:
- 중앙 집중식 제어 메커니즘을 지원하여 문서를 단일 위치에 저장합니다.
- 디지털 문서는 논리적 전문 지식으로 신속하게 구성 할 수 있으며 상업용 및 오픈 소스 버전으로 사용할 수 있습니다.
- 광학 문자 인식 (OCR) 기능을 사용하여 스캔 한 문서를 단어 검색 가능한 PDF로 변환 할 수 있습니다.
- 웹 기반 애자일 시스템은 파일을 클라우드에 저장하지만 데이터를 자동으로 백업하지 않으며 데이터를 복원 할 수 없습니다.
- 모든 운영 체제와 호환되므로 전체 텍스트 검색 및 버전 제어가 가능합니다.
공식 링크 : 단점
이 외에도 대부분의 문서 관리 시스템 상위 12 개를 제외하고는 위 목록에 추가 할 수있는 몇 가지가 더 있습니다. 아래 섹션에서 이에 대해 간략하게 소개했습니다.
추가 도구
#열 다섯) eFileCabinet : 이 상용 도구는 모든 Microsoft Office 응용 프로그램과 통합 될 수 있습니다. 여러 버전의 호스팅 및 서버 측 문서에서 사용할 수 있습니다.
고유 한 워크 플로 기능을 사용하면 작업을 효율적으로 예약 할 수 있습니다.
공식 링크 : eFileCabinet
# 16) ContractZen : 날짜 및 내용과 같은 모든 세부 사항으로 중요한 문서를 관리하는 데 도움이됩니다.
ContractZen에서 문서를 사용하여 내부 및 외부 감사를 준비 할 수 있습니다.
공식 링크 : ContractZen
# 17) MaxxVault : MaxxVault는 문서를 관리 할 수있는 엔터프라이즈 문서 관리 시스템 (EDMS), 엔터프라이즈 정보 관리 (EMI) 및 클라우드 문서 관리 솔루션을 제공합니다.
완전 자동화 지원으로 생산성 비용을 줄이는 데 도움이됩니다.
공식 링크 : MaxxVault
# 18) DocsVault : DocsVault 문서 관리 시스템은 문서를 관리하고 추적하는 데 가장 적합한 기능을 제공합니다.
여기에는 버전 제어, 문서 보안, 감사 추적 및 기록, 전자 문서 워크 플로, 문서 프로파일 링 및 태그 지정 등이 포함됩니다.
공식 링크 : DocsVault
# 19) eVault : eVault는 웹 기반 문서 관리 시스템입니다. 컴플라이언스 관리, 다단계 계층 관리 등을 제공합니다.
다른 문서 관리 시스템과 마찬가지로 eVault는 액세스 제어, 문서 인덱싱, 버전 제어 등도 제공합니다.
공식 링크 : eVault
#이십) 촉매 : Catalyst는 XML, Insight Predict, Catalyst CR, Fast Track 및 OnRamp를 기반으로하는 Catalyst Insights와 같은 여러 상용 제품을 개발했습니다.
다국어 지원 서비스로 개발되었습니다.
공식 링크 : 촉매
# 21) D 루팔 : Drupal은 콘텐츠 저작, 성능 및 보안과 같은 기능으로 잘 알려진 오픈 소스 콘텐츠 관리 시스템입니다.
모듈성은 Drupal의 핵심 원칙입니다. 이 시스템은 유연하고 확장 가능하며 사용하기 쉽습니다. Drupal로 자신 만의 통합 디지털 프레임 워크를 만들 수 있습니다.
공식 링크 : 박사 되다
# 22) 가상 사무실 : Virtual Office에는 텍스트, 작성자, 속성 등을 검색하는 검색 기능이 있습니다.
또한 안전한 저장소로 우수한 파일 관리를 제공합니다. 비즈니스 컨텍스트와 일치하고 적시에 신속하게 정보를 찾습니다.
추가 읽기 = >> Windows 10 용 상위 폴더 잠금 소프트웨어
공식 링크 : 가상 사무실
# 2. 3) 비트 팜 아카이브 : bitfarm-Archiv는 감사 방지 보관을위한 오픈 소스 문서 관리 시스템 및 엔터프라이즈 콘텐츠 관리입니다.
중요한 기능으로는 여러 문서 소스의 자동 보관, 전체 텍스트 검색, 유연한 구성 등이 있습니다.
공식 링크 : 비트 팜 아카이브
그게 다야 !! 우리는 가장 널리 사용되는 문서 관리 시스템으로 끝났습니다.
요구 사항에 따라 하나 이상을 선택하고 조직에 가장 적합한 것을 확인할 수 있습니다. 이 소프트웨어를 사용하면 전반적인 생산성이 향상되고 작업도 훨씬 쉽고 유연 해집니다.
결론
문서 관리는 문서 및 콘텐츠 관리에 소요되는 노력과 시간의 비율을 줄여줍니다.
최고의 무료 데이터 복구 소프트웨어 Windows 10
서류 작업 및 기록 추적은 그것을 처리하는 사람에게는 지루한 작업이지만 위에서 언급 한 소프트웨어는 더 짧은 시간 내에 유연하게 만드는 데 많은 도움이됩니다.
문서 관리 시스템은 문서를 캡처하고 전자 문서로 구성하여 필요에 따라 언제든지 쉽게 액세스, 관리 및 추적 할 수 있습니다. 캡처 및 인덱싱은 여러 개의 큰 문서를 한 번에 결합하는 데 사용되는 DMS의 뛰어난 기능입니다.
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