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임원 비서 기술, 급여, 책임 등

executive assistant skills

문제를 제거하기 위해 도구를 사용해보십시오

성공적인 임원 비서가되기 위해 필요한 역할과 책임, 급여 및 필수 기술에 대해 알아보십시오.

임원 비서의 역할은 지난 몇 년 동안 진화했습니다. 단순히 전화에 응답하고 사무실 손님을 맞이하는 것에서 그들은 오늘날 전략적 파트너, 문제 해결 자 및 신뢰할 수있는 신뢰자가되었습니다. 그들은 이전보다 지금 더 가치가 있습니다. 그들의 기능은 지원하는 것보다 더 전략적인 기능으로 변모했습니다.

오늘날 경영진은 단순한 관리자 지원 이상의 것을 비서에게 크게 의존합니다. 그들은 기술 전문 지식, 전략적 상담 및 상황 분석을 위해 EA에 의존합니다. 그들의 역할은 내부 커뮤니케이션, 프로젝트 관리, 이벤트 계획 등과 같은 다양한 일과 다양한 문제를 다루는 데까지 확장됩니다.

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임원 비서 기술

학습 내용 :

임원 비서 역할 및 책임

그들의 직업은 권력 역할로 설명됩니다. 따라서 임원 비서가 모든 일을 처리 할 수있는 몇 가지 특별한 기술을 가져야하는 것은 불가피합니다. 당신이 하나가 될 계획이라면, 여기에 당신이 갖추어야 할 기본 및 필수 기술 목록이 있습니다. 그러나 그 전에 임원 비서의 책임이 무엇인지 알아야합니다.

임원 비서의 책임

책임

(영상 출처 )

비서의 역할과 책임은 지난 몇 년 동안 많이 증가했지만 일부 기본 사항은 동일하게 유지되었습니다.

다음과 같은 책임이 있습니다.

  • 재무 보고서, 송장, 메모, 편지, 보고서 등과 같은 문서 준비
  • 응답, 라우팅 또는 메시지 전달과 같이 필요에 따라 통화를 처리합니다.
  • 기본적인 부기 관리.
  • 회사 기록, 보고서 및 문서를 수집하고 보관합니다.
  • 데이터를 조사하고 수행 한 후 검토 및 발표 할 문서를 준비합니다.
  • 경영진이 회의를 준비하도록 돕습니다.
  • 회의록을 정확하게 기록합니다.
  • 약속 수정.
  • 다양한 작업에 컴퓨터 사용.
  • 여행 준비.
  • 데이터베이스 관리, 소모품 주문 및 유사한 사무실 업무 수행.
  • 팩스, 이메일, 편지 등과 같은 커뮤니케이션 확인, 분류 및 배포

임원 비서 연봉

봉급

(영상 출처 )

임원 비서직은 시장에서 가장 높은 급여를받는 직업 목록에서 2 위를 차지하며 특정 학위 나 교육 수준이 필요하지 않습니다. EA의 급여는 업종에 따라 다릅니다. 그들은 $ 55,000에서 $ 70,000 이상을 벌 수 있습니다.

Executive Assistant 기술 목록

임원 비서가되는 것은 힘든 일입니다. 따라서 당신이이 일에 열광한다면, 당신이 가져야 할 몇 가지 기본 기술이 있습니다.

이러한 기술은 아래에 자세히 설명되어 있습니다.

# 1) 회담에 대한 선호

임원 비서는 대변인과 같으며 그들의 말은 상사의 말로 간주됩니다. 따라서 적절한 전화 에티켓과 세련된 언어를 갖춘 전문가 수준의 훌륭한 의사 소통 기술이 필수입니다. 당신은 설득력이 있어야하며 모든 것을 정확하고 명확하게 테이블 위에 놓을 수 있어야합니다.

종종 비서는 상사를 대신하여 내부 커뮤니케이션의 실질적인 역할을 맡아야합니다. 또한 경영진은 전체적인 아이디어를 확인하거나 중요한 것에 대한 의견을 얻고 싶어합니다. 따라서 그들은 자신의 관점을 정직하게 맞출 수 있어야합니다.

# 2) 조직화 및 우선 순위 지정을위한 완벽한 기술

이는 빠르게 진행되고 지속적으로 변화하는 역할을 담당하는 임원 비서에게 반드시 필요한 사항입니다. 따라서 그들은 정리되지 않은 상태에서 시간을 잃을 여유가 없습니다. 훌륭한 임원은 흠 잡을 데없이 조직되어야합니다.

초점에 따라 작업의 우선 순위를 정하고 하나씩 완료해야합니다. 그들은 작업의 우선 순위를 정하는 데 상사를 돕고 있으므로 이전에도 똑같이해야합니다. 따라서 상사가 산만 함을 최소화하고 가장 시급한 문제와 가장 영향력이 큰 활동에만 집중할 수 있도록 도와줍니다.

이를 위해서는주의가 필요한 사항과 차단할 수있는 사항을 판단하기위한 건전한 판단이 필요합니다. 보조자는 작업의 우선 순위를 정하기 위해 상사와 협력해야합니다. 명확한 목표 없이는 그렇게 할 수 없기 때문에 큰 그림 목표의 우선 순위를 정하는 데 능숙해야합니다.

# 3) 멀티 태스킹

멀티 태스킹

(영상 출처 )

멀티 태스킹은 우리의 두뇌가 한 번에 하나의 복잡한 작업 만 처리 할 수 ​​있기 때문에 신화입니다. 그러나 임원 비서의 역할에는 어느 정도의 멀티 태스킹이 필수적입니다. 이제 두 개의 간단한 작업을 결합하여이를 수행 할 수 있습니다.

예를 들어, 통화 중이고 상대방이 통화를 보류했습니다. 시간을내어 이메일에 답장하거나 여행을 예약하세요. 작업의 우선 순위를 정하고 하나씩 완료해야합니다. 그러나 무의미한 작업을 혼합하면 많은 시간을 절약 할 수 있습니다.

# 4) 기술에 능숙

임원 비서는 회사 보고서를 작성하고, 데이터를 입력하고, 일정을 관리하는 등의 기술에 능숙해야합니다. 따라서 MS Office 도구, 인터넷 등에 대해 잘 알고 있어야합니다. 또한 업무를 수행해야하는 경우도 많습니다. 고객 관계 관리 시스템, 가상 헬프 데스크 및 고객 서비스 플랫폼과 함께.

이것이 바로 임원 비서가 운영 체제, 소프트웨어, 브라우저 등에 대한 철저한 지식을 가지고 있어야하는 이유입니다.

# 5) 세부 사항에 대한 눈

파트너 및 클라이언트 커뮤니케이션은 민감하므로이를 처리하는 동안 세부 사항 지향적이어야합니다. 이렇게하면 입력 실수와 문법 오류를 방지 할 수 있습니다. 세부 사항에 대한 눈은 신뢰할 수 있고 정확한 작업 입력을 제공하는 것과 함께 다른 작업에도 도움이됩니다.

실수는 당신의 평판을 떨어 뜨릴뿐만 아니라 당신의 상사가 당신의 신뢰를 의심하게 만들 것입니다.

# 6) 결정적이고 빠르다

임원 비서가되는 것은 항상 빠른 속도로 달리는 것과 같습니다. 그들은 느리거나 모호 할 시간이 없습니다. 상황을 평가하고, 필요한 정보를 수집하고, 중요한 질문을 한 다음 빠르게 행동 할 수 있어야합니다.

필요한 모든 정보를 항상 가지고있는 것은 아니지만 항상 자신 있고 신속하게 행동해야합니다. 당신은 더 명확하거나 더 나쁜, 심지어 때때로 허가를 기다리는 사치를 얻지 못할 것입니다.

뛰어난 임원 비서의 기술

임원 비서가 있고 뛰어난 임원 비서가 있습니다. 뛰어난 기술은 위에서 언급 한 기술 외에 다른 기술을 보유한 사람들입니다.

# 1) 자원

임원 비서는 종종 불가능한 작업을 수행하도록 요청받습니다. 그리고 당신은 그것이 일의 일부이기 때문에 불평 할 수 없습니다. 당신은 인맥이 필요합니다. 당신은 다른 일을 할 수있는 모든 적절한 장소, 접근 할 사람, 협상 방법, 볼 곳을 알고 있어야합니다. 그것이 불가능한 것을 끌어낼 수있는 방법입니다.

# 2) 침착하게

압박감에 진정

(영상 출처 )

경영진은 종종 압박감이 높은 직업을 가지고 있으며 그들 대부분도 요구합니다. 그 압력과 요구는 조수에게 전달됩니다. 많은 날이 소방 훈련과 같을 것입니다. 그러니 침착해야합니다. 이것이 마감일을 맞추고 작업을 완료 할 수있는 유일한 방법입니다.

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# 3) 큰 그림 고려

임원 비서는 모든 수준의 직원 및 여러 부서와 협력합니다. 상사를 대신하여 일을 효율적으로 처리하려면 비즈니스에 대해 잘 이해하고 있어야합니다. 무언가를 이해하지 못하는 경우에는 이해하는 사람과 점심 데이트를 준비하고 대화를 나눕니다.

모든 부서의 누군가와 똑같이 할 수 있습니다. 회사의 더 큰 미션에서 팀이 어떻게 중요한 역할을하는지에 대한 더 많은 지식을 얻는 데 도움이 될 것입니다. 네트워킹의 가장 좋은 방법 중 하나입니다. 상사와 상사에게 중요한 통찰력을 제공하려면 모든 것에 대한 기초 지식이 있어야합니다.

# 4) 엄밀한 재량

경영진은 지속적으로 민감한 정보를 다루며 이는 비서도 민감한 정보에 액세스 할 수 있음을 의미합니다. 모든 특권 정보는 섬세하게 다루어야합니다.

임원 비서의 성공은 신뢰에 기반합니다. 민감한 정보에 부주의하면 신뢰가 깨질뿐만 아니라 업무 비용도 발생할 수 있습니다. 실수로 전표를 작성했다면 소유하십시오. 상사에게 다른 사람보다 먼저 알리고 이에 대한 해결책을 마련하십시오.

# 5) 예상

앞질러 하다

(영상 출처 )

Executive Assistant는 가능한 사건을 예측하고 본격적인 문제로 전환하기 전에 문제를 예상 할 수있을 때 번성합니다. 상황과 개인적으로도 예측할 수 있어야합니다.

상황 적 예상은 문제가 발생할 가능성을 예상하고 문제가 발생하지 않도록 사전에 노력하는 것입니다. 개인적인 기대는 상사의 특이성과 선호도를 아는 것입니다. 두 시나리오 모두 초기 단계에서 중지 할 수 있어야 진행 과정에서 수많은 두통을 줄일 수 있습니다.

# 6) 유연성

간부 비서의 일은 넓고 다릅니다. 즉, 즉시 360도 회전해야합니다. 손가락으로 상황이 바뀌고 보조자는 그에 따라 조정하고 대응해야합니다.

그들은 그들이 추구하는 것을 빠르게 바꿀 수 있어야합니다. 예를 들어, 당신은 무언가를하기 위해 열심히 노력할 수 있고, 그 즉시 당신의 상사가 들어 와서 다른 일을 긴급하게 끝내라고 요구합니다. 새로 할당 된 작업을 완료하려면 현재 작업을 일시 중지 할 수 있어야합니다. 하지만 그 다음에는하던 일로 돌아갈 수 있어야합니다.

임원 비서가 록 스타가되는 이유는 무엇입니까?

임원 비서가되는 것은 쉽지 않지만 록 스타 비서가되는 것은 훨씬 더 많은 일이 필요합니다. 당신이 그렇게 잘할 때, 당신의 상사는 많은 일을 당신에게 의존합니다. 이 경우 뒤로 물러나거나 느려질 수 없습니다. 한 발 앞서 나가고 록 스타 어시스턴트가되어야합니다.

# 1) 사전 대응

사전 예방 적

(영상 출처 )

록 스타 어시스턴트가 되려면 자신 만의 마음이 있어야합니다. 무엇을해야하는지 항상 상사에게 의지 할 수는 없습니다. 경영진의 하루에 많은 일이 잘못 될 수 있으므로 기대가 중요합니다.

그러나 문제에 대한 올바른 접근 방식을 갖는 것도 똑같이 중요합니다. 요청을 받기 전에 항상 해결책을 준비하고 대안도 준비하려고 노력하십시오.

# 2) 피부가 두껍다

임원 비서는 매일 다양한 종류의 사람들을 만나고 모두가 그들에게 친절하게 대하는 것은 아닙니다. 어떤 사람들은 나쁜 하루를 보냈거나 어떤 사람들은 본질적으로 자연스럽게 심술 궂습니다. 그런 사람들을 다루려면 개인적으로 아무것도 받아들이지 않는 법을 배워야합니다. 종종 그들은 밖으로 배출 할 누군가가 필요합니다. 이런 종류의 비판이 당신을 해치게해서는 안됩니다.

그렇지 않으면 항상 지치고 낙담하고 짜증을 낼 것입니다. 당신은 또한 당신의 직업에 뒤쳐 질 것입니다. 그러니 그런 사람들을 만나게된다면 산책이나 커피를 마시거나 명상을하거나 도움이되는 모든 것을하세요.

# 3) 추가 마일을 기꺼이 가십시오

좋은 조수는 항상 기꺼이 배워야합니다. 이것이 그들이 새로운 소프트웨어, 절차 및 기술보다 앞서 나갈 수있는 유일한 방법입니다. 따라서 항상 당신을 인도 할 누군가가 필요하지는 않은 독립적 인 사상가가되어야합니다.

때때로 작업이 압도적 일 수 있습니다.이 시간에는 침착하게 우선 순위를 정한 다음 작업을 위임하고 후속 조치를 사전에 수행하십시오. 문제를 해결하고 위기를 피하며 약속을 지키는 데 지치지 않아야합니다. 간단히 말해서, 기꺼이, 신뢰할 수 있고, 똑똑하고, 자신감이 있어야합니다. 그것이 조직의 자산이되는 유일한 방법입니다.

# 4) 특별 프로젝트 자원 봉사

특별한 프로젝트가 진행 중이고 경영진이이 프로젝트에 전념 할 인력이 충분하지 않으면 자원 봉사를 시작하십시오. 이전 직업을 유지하면서 프로젝트에 참여하는 것은 너무 많은 일이지만 너무 작은 직업을 고려하지 마십시오.

자주 묻는 질문

Q # 1) 임원 비서의 3 대 기술은 무엇입니까?

답변 : 기술에는 다음이 포함됩니다.

  • 기술에 능숙해야합니다.
  • 구두 및 서면 의사 소통에 능숙합니다.
  • 그들은 모든 것을 정리하는 방법을 알아야합니다.

Q # 2) 임원에게 어시스턴트가 중요한 이유는 무엇입니까?

대답: 어시스턴트는 상사의 요구 사항을 끝없이 충족시키고 요구 사항도 예상합니다. 그들은 상사에게 모든 것을 알고 제 시간에 유지합니다. 간단히 말해서 CEO를 체계적으로 유지하고 멋지게 보이게하는 것은 비서의 역할입니다.

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Q # 3) CEO의 비서가되는 방법은?

대답: 좋은 의사 소통 능력과 언어에 대한 명령과 함께 적어도 학사 학위를 소지해야합니다. 고급 학위를받는 것도 도움이됩니다.

Q # 4) C 급 임원 비서의 의미는 무엇입니까?

대답: C-suit라고도하는이 용어는 조직에서 고위 임원을 설명하는 형용사입니다. C는 최고를 의미합니다. 최고급 임원 또는 임원은 강력하고 영향력있는 사람으로 간주됩니다.

결론

임원 비서로서 다양한 응용 프로그램, 도구 및 프로그램을 사용하게됩니다. 또한 대인 관계 기술도 똑같이 중요하므로 작업해야합니다. 멀티 태스킹에 도움이되는 새로운 프로그램을 사용하는 방법을 배울 수 있습니다. 그러나 최고의 비서가 되려면 상사가 다음에 필요한 것이 무엇인지 예측할 수 있어야합니다.

개인 정보가 얼마나 중요한지 이해하면서 어려운 사람들을 항상 잘 다뤄야합니다. 이것은 훌륭한 임원 비서에게 필수적인 기술입니다.

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